Datenschutzerklärung
Stand: September 2026
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von Marlomag verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen.
1. Verantwortlicher
Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist Maria Daoud, August-Bebel-Str. 105, 08393 Meerane, Deutschland (E-Mail: privacy@matorcis.de). Für Daten, die Sie selbst über die Plattform verarbeiten – zum Beispiel die Daten Ihrer eigenen Kunden, Rechnungen und Ausgaben –, handeln Sie als eigener Verantwortlicher; Marlomag agiert in diesem Fall ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
2. Datenschutzbeauftragter
Wir sind nicht gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, und haben aktuell keinen bestellt. Für alle Fragen rund um den Datenschutz erreichen Sie uns direkt unter privacy@matorcis.de.
3. Welche Daten wir verarbeiten
Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort bzw. Google-Anmeldedaten); freiwillig hinterlegte Firmen- und Steuerdaten (Steuernummer bzw. USt-IdNr., Anschrift, Bankverbindung); die Kunden-, Rechnungs-, Angebots- und Ausgabendaten, die Sie bei der Nutzung der Plattform erfassen, einschließlich der per OCR aus hochgeladenen Belegen extrahierten Daten (Händler, Betrag, Datum, Steuerangaben); die Bestätigungs-E-Mail, die wir bei der Registrierung an die Adresse Ihres Kontos senden (sie enthält nur Ihren Namen und einen Bestätigungscode, ohne Werbung und ohne jegliches Tracking); Zahlungsdaten im Zusammenhang mit Ihrem Abonnement, die von unserem Zahlungsdienstleister Paddle verarbeitet werden; sowie technische Nutzungsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Geräte- und Browserinformationen), die zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes anfallen.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), etwa um Ihnen Ihr Konto bereitzustellen, die E-Mail zur Bestätigung Ihrer Adresse zu senden, die Dokumentenerfassung, die Rechnungsstellung und die Berichte bereitzustellen; zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zur Absicherung der Plattform (auch durch die Prüfung, ob eine E-Mail-Adresse der Person gehört, die das Konto anlegt), zur Fehlerbehebung und Weiterentwicklung der Plattform; sowie, soweit Sie sich mit Ihrem Google-Konto anmelden oder gesondert einwilligen, auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten: Convex (Datenbank- und Anwendungshosting), Cloudflare (Speicherung der von Ihnen hochgeladenen Belegdateien), Mistral AI (automatische Texterkennung/OCR Ihrer Belege sowie die Antworten des KI-Assistenten „Concierge“, der Ihre Fragen und die zur Beantwortung nötigen Kontodaten erhält), Paddle (Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung für Ihr Abonnement), Brevo (Versand des Bestätigungscodes für Ihr Konto per E-Mail, ohne Öffnungs- oder Klick-Tracking) sowie, sofern Sie sich damit anmelden, Google (OAuth-Anmeldung). Mit allen Dienstleistern, die als Auftragsverarbeiter tätig werden, bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO. Wenn Sie in den Einstellungen einen eigenen E-Mail-Versand (SMTP) konfigurieren, verarbeitet dieser Anbieter die betreffenden Daten in eigener Verantwortung.
6. Internationale Datenübermittlungen
Einige unserer Dienstleister verarbeiten Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, etwa in den USA. In diesen Fällen stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher, insbesondere durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder durch die Zertifizierung des jeweiligen Anbieters nach dem EU-US Data Privacy Framework.
7. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Kontodaten, solange Ihr Konto besteht. Rechnungs- und buchhaltungsrelevante Daten bewahren wir darüber hinaus für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen auf, in Deutschland in der Regel zehn Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB; Ihr eigenes Land kann abweichende Fristen vorsehen. Nach Ablauf der jeweiligen Frist bzw. nach Löschung Ihres Kontos werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine weitere gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
8. Ihre Rechte
Ihnen stehen als betroffene Person folgende Rechte zu: Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an privacy@matorcis.de.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die automatische Texterkennung (OCR) Ihrer Belege dient ausschließlich der Datenerfassung und ersetzt keine rechtlich bindende Entscheidung.
10. Bereitstellung Ihrer Daten
Die Angabe Ihrer Kontodaten ist erforderlich, um einen Nutzungsvertrag mit uns abzuschließen; ohne diese Daten können wir Ihnen den Dienst nicht bereitstellen. Die Angabe weiterer Daten, etwa Ihrer Firmen- und Steuerdaten, ist freiwillig, aber erforderlich, damit die von Ihnen erstellten Dokumente den jeweiligen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
11. Cookies
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, etwa zur Speicherung Ihrer Spracheinstellung und zur Aufrechterhaltung Ihrer angemeldeten Sitzung. Diese Cookies erfordern gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG keine Einwilligung. Wir setzen keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies Dritter ein.
12. Datensicherheit
Wir schützen Ihre Daten durch dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere Verschlüsselung der Datenübertragung, Zugriffsbeschränkungen und eine strikte Trennung der Daten unterschiedlicher Kunden.
13. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Rechtslage, unsere Dienstleister oder unsere Verarbeitungstätigkeiten ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.
14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Postfach 11 01 32, 01330 Dresden, E-Mail: post@sdtb.sachsen.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres eigenen Wohnsitzes oder gewöhnlichen Aufenthaltsorts wenden.